Politique de confidentialité

1Section 1. Qui sommes-nous ?

Agence UIO aide les entrepreneurs de métiers à ne plus perdre de clients : agent répondeur IA, texto automatique après un appel manqué, centre de contrôle (rendez-vous, demandes d’avis Google, rapport mensuel) et sites web sur mesure. Nous sommes situés à Gatineau, au Québec.

Cette politique explique comment nous traitons les renseignements personnels recueillis sur agenceuio.ca : la page d’accueil, son formulaire, son chatbot et l’espace client. Elle a été rédigée selon la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (modifiée par la Loi 25) et la loi fédérale (LPRPDE).

2Section 2. Les personnes responsables

Pour toute question ou demande au sujet de vos renseignements personnels, écrivez aux responsables de la protection des renseignements personnels :

3Section 3. Les renseignements que nous recueillons

• Formulaire de demande d’audit : votre nom, le nom de votre entreprise, votre téléphone, votre adresse courriel, votre métier et votre message (facultatif).
• Chatbot de la page d’accueil : les messages que vous y écrivez. Si vous choisissez de nous les donner : votre nom, votre téléphone ou votre courriel, le nom de votre entreprise, votre besoin et le moment où vous rappeler, ou l’heure du rendez-vous que vous réservez. Si vous donnez votre avis sur la conversation : utile ou non, et votre commentaire.
• Courriel et Instagram : si vous nous écrivez directement, nous recevons votre message et vos coordonnées.
• Données techniques : comme pour tout site, notre hébergeur (GitHub Pages) peut enregistrer des journaux techniques (adresse IP, date et heure, page consultée) pour la sécurité et le bon fonctionnement du site.
• Espace client : réservé à nos clients, il demande un identifiant et un mot de passe. Il passe par notre serveur hébergé chez Render, les comptes sont gérés dans Google Sheets, et la page charge des polices depuis Google Fonts (Google reçoit alors votre adresse IP).

Comment fonctionne le chatbot : vos messages passent par notre serveur, hébergé chez Render, qui les transmet à OpenAI pour rédiger la réponse. Ces réponses sont produites par une intelligence artificielle et peuvent contenir des erreurs : nos prix et nos conditions sont ceux écrits sur le site. Notre serveur ne conserve pas la conversation. Elle nous est envoyée par courriel seulement si vous nous laissez vos coordonnées, réservez votre audit ou donnez votre avis. Vos coordonnées et un résumé de votre demande s’ajoutent alors à notre liste de demandes (Google Sheets), et un rendez-vous s’inscrit dans notre agenda (Google Agenda).

Votre navigateur garde la conversation dans son stockage de session jusqu’à ce que vous fermiez l’onglet, pour que vous la retrouviez si vous rechargez la page. Ce n’est pas un témoin : elle reste sur votre appareil et ne sert pas à vous suivre. Pour limiter les abus, notre serveur garde aussi en mémoire votre adresse IP et le nombre de messages envoyés, au plus 24 heures.

Le site n’utilise aucun témoin (cookie), aucun outil de mesure d’audience comme Google Analytics, aucune publicité ciblée et aucun profilage.

Merci de ne pas nous transmettre de renseignements sensibles dans le formulaire ni dans le chatbot (santé, numéros d’identité, renseignements bancaires).

4Section 4. Pourquoi nous les utilisons

• Vous rappeler, préparer votre audit gratuit et, si vous le souhaitez, une soumission.
• Répondre à vos questions dans le chatbot et, si vous le demandez, réserver votre audit dans notre agenda et vous en envoyer la confirmation par courriel.
• Améliorer le chatbot à partir des avis que vous nous donnez.
• Faire le suivi de nos échanges et, si vous devenez client, réaliser votre projet et vous facturer.
• Protéger le site contre le pourriel et les abus (par exemple, limiter le nombre de messages par visiteur).

Nous ne les utilisons à aucune autre fin sans votre consentement. Nous ne vous inscrivons à aucune infolettre sans votre accord.

5Section 5. Votre consentement

En nous envoyant le formulaire, ou en nous laissant vos coordonnées dans le chatbot, vous consentez à ce que nous utilisions vos renseignements aux fins décrites ci-dessus. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous écrivant. Pour vous rappeler, il nous faut votre nom, votre entreprise et votre téléphone (ou, dans le chatbot, votre courriel) ; le reste est facultatif.

6Section 6. Qui y a accès

Seules les personnes d’Agence UIO qui traitent votre demande y ont accès. Nous faisons aussi appel à quelques fournisseurs, qui y ont accès uniquement pour nous rendre leur service :

• Web3Forms (serveurs d’Amazon Web Services) reçoit le formulaire et nous le transmet par courriel. Il en conserve une copie pendant 30 jours, puis l’efface automatiquement.
• ImprovMX fait suivre les courriels envoyés à nos adresses @agenceuio.ca vers notre boîte de réception.
• Google héberge notre boîte de réception (Gmail), où arrivent vos demandes, notre agenda (Google Agenda), où s’inscrivent les rendez-vous réservés dans le chatbot, et nos feuilles de calcul (Google Sheets) : la liste des demandes reçues par le chatbot et les comptes des clients.
• GitHub Pages (GitHub) héberge et affiche le site.
• Render héberge notre serveur, qui fait fonctionner le chatbot et l’espace client.
• OpenAI rédige les réponses du chatbot à partir de vos messages.
• Resend envoie les courriels du chatbot : votre demande ou votre avis, qui nous parvient, et la confirmation de votre rendez-vous, qui vous est envoyée.
• Des outils d’intelligence artificielle, comme Claude d’Anthropic, peuvent nous aider à trier nos courriels et à préparer nos réponses.

Nous ne vendons, ne louons et n’échangeons jamais vos renseignements.

7Section 7. Renseignements conservés hors du Québec

Certains de ces fournisseurs ont leurs serveurs à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Vos renseignements peuvent donc y être conservés ou traités. Avant de confier des renseignements à un fournisseur situé hors du Québec, nous évaluons s’ils y seront protégés adéquatement.

8Section 8. Combien de temps nous les gardons

• Demande sans suite : au plus 24 mois après notre dernier échange.
• Clients : pendant le contrat, puis le temps exigé par la loi (par exemple, 6 ans pour les documents comptables).
• Conversation du chatbot : effacée de votre navigateur quand vous fermez l’onglet ; notre serveur ne la garde pas. Celle qui nous est envoyée avec une demande, un rendez-vous ou un avis suit les mêmes règles que les demandes.
• Adresse IP (limites du chatbot) : au plus 24 heures, dans la mémoire de notre serveur.

Ensuite, nous les détruisons de façon sécuritaire.

9Section 9. Sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements : accès limité aux personnes qui en ont besoin, comptes protégés et connexion chiffrée (HTTPS).

Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées, comme la loi l’exige.

10Section 10. Vos droits

Vous pouvez, sous réserve des obligations légales applicables :

• savoir quels renseignements nous détenons sur vous et en obtenir une copie, y compris dans un format informatique courant ;
• les faire corriger s’ils sont inexacts ou incomplets ;
• retirer votre consentement ou demander qu’ils soient effacés ;
• demander que nous cessions de les diffuser, lorsque la loi le permet.

Écrivez aux responsables (section 2). Nous vous répondrons dans un délai de 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec.

11Section 11. Liens vers d’autres sites

Notre site contient des liens vers d’autres sites, comme Instagram ou les sites de nos clients. Quand vous les visitez, c’est leur propre politique de confidentialité qui s’applique.

12Section 12. Changements à cette politique

Nous pouvons modifier cette politique. La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de la page. Si un changement est important, nous l’indiquerons clairement sur le site.

Une question ? Écrivez-nous à info@agenceuio.ca.